التحرير الإداري
إعداد: محمد الطيب الزاهي
(أستاذ أول شباب وطفولة)
1-
أهمية الكتابة
احتاج
البشر منذ عهود متقدمة الى الكتابة لتوثيق النطق و نقل الافكار و الأحداث الى رموز
يمكن قراءتها حسب نموذج مخصص لكل لغة و كذلك لحفظ الأشعار و الأساطير و التراث
عموما ....
و قد
بدأ الإنسان الكتابة عن طريق الرسم ثم تطورت الرموز الى احرف لكي تختصر الرسوم وقت
الكتابة .
ثم
عمد الى النقش على الحجر ثم نقل ما يريد كتابته الى اوعية اخرى كالرق و البردي و
الورق الذي اخترع في القرن الثاني للميلاد. ثم لم يلبث ان اخترع الآلة التي تطورت بدورها
و صولا للحواسيب و الرسائل الالكترونية .
لا
يمكن للحفظ و المشافهة وحدهما حفظ التراث و نقله، كما لا يمكن للمشافهة ان تثبت
حقا او تحمل على واحب فقد ينسى الكلام، كما يمكن ان ينكر على صاحبه اذا لم تكن
لديه وثيقة مكتوبة.
و من
هنا كانت اهمية الكتابة في حفظ العهود و المواثيق و ابرام العقود و الصفقات كي
يتحمل كل واحد مسؤوليته ازاء الطرف المقابل.
و لو
لا اهمية الكتابة لما حفظ لنا الدهر القرآن الكريم منزها عن اللغو و التحريف، فقد
اهتدى الأوائل الى ضرورة كتابته على نص واحد بعد جمعه من الأحــجار و العسب و صدور
الرجال و تدوينه في رقيم واحد و حرق سائر المصاحف فكان قرآنا واحدا بينما كانت
تورات و اناجيل دونها رهبان و قساوسة كل على مزاجه ،
قال تعالى "
لا تحرك به لسانك لتعجل به ان علينا جمعه و قرآنه، فاذا قرأناه فاتبع قرآنه"
صدق الله العظيم
القيامة آية 16-18
2-
خصائص التحرير الإداري :
· احترام التسلسل الإداري :
رئيس
superieur
مرؤوس
subalterne
و هذا يترجم في عملية التحرير ، فمن خلال
العبارات المستعملة في المراسلة نفهم من هو الرئيس و من هو المرؤوس .
فالرئيس
هو الذي يأمر : il ordonne
و يلاحظ il constate
و يطلب il demande
بينما نجد المرؤوس
يرجو il prie
و يعرض il rend compte
و يقترح il propose
· المسؤولية :
يعتبر
مبدأ المسؤولية من اهم الأسس بالنسبة الى الإدارة فالأعمال و المحررات يقوم بها اشخاص لهم اختصاص في ذلك
· الموضوعية :
بما
ان الإدارة في خدمة الجمهور و الصالح العام فان عليها تجنب عبارات عاطفية او
تحكيمية ضمانا لحياديتها و وقوفها على مسافة مناسبة من الموضوع الذي تتناوله بتجنب
عبارات تدل على تعاطفها مع الموضوع سلبا او ايجابا ، مثل "يؤلمني كذا"
" لقد اشفى غليلي كذا"
· المجاملة :
باعتبار
المحرر الإداري موضوعي و مـسؤول يجب عليـــه مراعاة شعور المواطــنين و خاصة
مطالبهم اليومية و ذلك باستخدام تعابير تبقي الأمل قائما:
"
لا يمكننا حاليا"
"
لقد اخذت علما بطلبكم و لن يفوتني ..."
"عندما
تسمح الظروف"
· الدقة :
على
المحرر ان يذكر بدقة كل الوثائق المتعلقة بموضوع المراسلة مثلا " ردا على
مراسلتكم عدد كذا بتاريخ كذا و المتعلقة بـ ..."
· الإيجاز :
على
المحرر ان يعبر على الفكرة بوضوح و باقل الفاظ ممكنة و تجنب المفردات التي تتحمل
اكثر من فهم او تأويل .
· الوضوح و الحذر :
و
ذلك باستعمال اللغة الفصيحة الواضحة و السليمة و التي لم يدرج على استعمالها في
سياقات سابقة معروفة لدى العموم .
· استعمال ضمير المجهول :
و ذلك لإخفاء
مصدر الخطأ مثل :
"لوحظ
لي "
"اخبرت
بكذا "
"
لفت انتباهي "
3- هندسة المراسلة
الإدارية
الترويسة التاريخ :..................
العدد
الرتبي
مـــن البــــاعـــــث
(صفته)
الى
الــمبعــــوث
اليــــه (صفته)
الموضوع : .....................................................
المصاحيب : 1- ..........................(ان وجدت)......
2-................................................
المرجع : 1- .............................(ان وجد)......
2-................................................
وبعد،.............................................................................................................................................................
(متن المراسلة) .................................. ..............................................................................................................................................
ختاما،....................................................................................................................
..................................... (خاتمة المراسلة)..، والسلام
(الباعث)
صفته و اسمه و امضاؤه
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق